Ruang Lingkup Tugas dan Tanggung Jawab Seksi Porter

Porter sering juga disebut Concierge atau Uniformed Service. Pada hakekatnya fungsi bagian ini mempunyai tugas dan tanggung jawab yang sama hanya berbeda istilahnya. Pada organisasi hotel besar yang memiliki jumlah kamar lebih dari 300 kamar dan memilki sistem pelayanan yang spesifik, maka organisasi bagian Concierge atau Uniformed Service merupakan suatu bagian yang berdiri sendiri sebagai sebuah departemen tersendiri. Di hotel sedang atau hotel menengah organisasi bagian ini merupakan salah satu seksi dari Departemen Kantor Depan. Sedangkan di hotel kecil organisasi bagian porter atau concierge biasanya merupakan sub seksi dari seksi Penerima Tamu (Reception)

Secara garis besar, ruang lingkup dari bagian porter adalah sebagai berikut:

1. Memberikan pelayanan penanganan barang bawaan tamu tiba, penanganan barang pindah kamar, dan penanganan barang tamu berangkat
2. Memberikan pelayanan penjemputan dan pengantaran tamu dari dan ke stasiun atau bandar udara
3. Memberikan pelayanan penyampaian pesan tamu, informasi, dan kunci kamar
4. Melaksanakan tugas-tugas suruhan lain yang berkaitan dengan pelayanan tamu (errand service)

Struktur Organisasi Porter/ Concierge/ Uniformed Service

Masing-masing organisasi bagian porter/ concierge/ uniformed service berbeda-beda berdasakan ukuran hotel dan spesifikasi pelayanan dan pekerjaannya.

• Concierge

1. Menjalankan peraturan di seksi concierge
2. Mengatur jadwal kerja bawahan
3. Melaksanakan latihan bagi bawahan
4. Menetapkan tugas dan tanggung jawab bawahan
5. Menyiapkan dan memberikan pelayanan kepada tamu (e.g. mail, keys, messages, postage, paging, tickets, etc.

• The Ball Captain

1. Mengawasi kerja bawahan di seksi concierge
2. Melengkapi informasi (e.g. Maps, airlines/shipping/train/bus timetable, special events, etc.)
3. Melengkapi: Errands Control Sheet dan Bell Boy Control Sheet
4. Melaksanakan inspeksi terhadap kerja bawahan di seksi concierge.

• Bellboy

1. Memberikan pelayanan pengangkatan barang tamu tiba , pindah kamar dan berangkat
2. Memberikan bantuan kepada tamu
3. Mengantar tamu ke meja pendaftaran
4. Mengantar tamu ke kamar
5. Melakukan tugas-tugas suruhan (Running Errands)
6. Menjaga lobby tetap bersih dan rapi
7. Melaporkan kejadian-kejadian yang tidak biasa terjadi
8. Menggudangkan/ Menangani Penitipan barang bawaan tamu

• Doorman

1. Membuka dan menutup pintu kendaraan/ mobil/ taxi (Helping guests in and out of taxis/cars)
2. Menjaga Main Entrance tetap bersih dan rapi
3. Membantu Car Valet dalam mengatur lalu lintas dan parkir kendaraan di hotel
4.  Memanggil taxi
5. Menaikkan dan menurunkan bendera

• Elevator Operator

1. Menoperasikan lift atau elevator di hotel
2. Mengantar tamu dengan menggunakan lift
3. Menjaga lift atau elevator tetap bersih
4. Menjaga agar petugas lift tetap ada setiap saat
5. Mencegah dan menghindari orang-orang atau tamu yang tidak dibenarkan mengoperasikan lift (orang tua, anak-anak, orang cacat, dan wanita hamil)

• Pageboy

1. Menyampaikan pesan tamu dengan berbagai media : paging tray, paging board, paging lamp or loudspeaker). Dibeberapa hotel, pageboy juga melakukan tugas-tugas message boy bila tidak ada petugas message boy.

• Message boy

1. Mengantar pesan, surat, titipan, internal communication, surat kabar dan lain-lain.

• Courier atau Porter

1. Menjemput dan mengantar tamu 
2. Mengantar dan mengambil surat dari dan ke Kantor Pos
3. Melakukan tugas-tugas keluar (membeli tiket, dsb)

• Inquiry clerk

1. Menjawab permintaan-permintaan informasi (memberikan informasi)
2. Mendistribusikan surat-surat, fax, telegram dan lain-lain
3. Menjual surat kabar, majalah, tiket teater, tiket hiburan dan sebagainya

• Cloakroom Attendant

1. Menjaga barang-barang milik tamu ditempat penitipan (e.g. hat, coat, umbrella, hand bag, etc.)
2. Menangani penitipan barang-barang bawaan milik tamu
3. Menjaga agar tempat penitipan selalu bersih dan rapi

• Car Valet

1. Mengatur lalu lintas dan penempatan kendaran di area parkir hotel
2. Memarkirkan kendaraan tamu-tamu dan pengunjung hotel
3. Menjaga keamanan kendaraan tamu-tamu dan pengunjung hotel di area parkir hotel
4. Mencatat nomor-nomor polisi kendaraan yang masuk dan keluar area parkir hotel

Jenis - jenis hotel

Salah satu sarana penunjang pariwisata adalah tersedianya akomodasi di daerah wisata tersebut. Adapun jenis dari akomodasi sangat bervariasi sesuai dengan jenis dan fungsinya. Salah satu jenis dari akomodasi adalah hotel. Kata hotel berasal dari bahasa Perancis yaitu hostel yang berarti rumah penginapan bagi orang –orang yang sedang mengadakan perjalanan atau bepergian. Definisi Hotel Hotel adalah salah satu jenis akomodasi yang mempergunakan sebagian atau seluruh bangunan untuk menyediakan jasa layanan penginapan, makanan dan minuman serta jasa lainnya bagi umum yang dikelola secara komersial.

Jenis Hotel Berdasarkan Kriteria Pengelompokan Hotel :

1. Sistem penetapan tarif kamar (room rate)
2. Ukuran dan jumlah kamar
3. Jenis atau tipe tamu
4. Lokasi hotel
5. Lama tamu menginap
6. Disain dan struktur hotel
7. Lama buka hotel dalam setahun
8. Tarif Hotel

1. Berdasarkan Sistem penetapan tarif kamar (room rate)

• Full American Plan (FAP), yaitu hotel yang menganut sistem dimana harga kamar sudah termasuk tiga kali makan
• Modified American Plan (MAP), yaitu hotel yang menganut sistem dimana harga kamar sudah termasuk makan dua kali
• Continental Plan, yaitu hotel yang menganut sistem dimana harga kamar sudah termasuk makan pagi (continental breakfast)
• Bermuda Plan, hotel dengan sistem harga kamar sudah termasuk makan pagi (American Breakfast)
• European Plan, yaitu hotel dengan sistem dimana harga kamar tidak termasuk makan (room rate only)

2. Berdasarkan ukuran dan jumlah kamar

• Hotel kecil, jumlah kamar sampai dengan 25 kamar
• Hotel menengah, memiliki jumlah kamar antara 25 sampai 100
• Hotel sedang, jumlah kamar antara 100 sampai 300
• Hotel besar, yaitu hotel yang mempunyai jumlah kamar diatas 300

3. Berdasarkan jenis atau tipe tamu

• Family hotel, yaitu hotel yang sebagian besar tamunya terdiri dari keluarga
• Business hotel, sebagian besar tamunya merupakan orang –orang yang sedang melakukan tugas atau usaha
• Tourist hotel, yaitu hotel yang sebagain besar tamunya adalah wisatawan
• Transit hotel, yaitu hotel yang sebagian besar tamunya adalah mereka yang akan melanjutkan perjalanan (hotel hanya sebagai tempat persinggahan sementara saja)
• Cure Hotel, yaitu hotel yang sebagian besar tamunya adalah dengan tujuan pengobatan

4. Berdasarkan lokasi hotel

• Resort Hotel, yaitu hotel yang berlokasi di daerah wisata
• Mountain Hotel, yaitu hotel yang berlokasi di daerah pegunungan
• Beach Hotel, yaitu hotel yang berlokasi di dekat pantai
• City Hotel, yaitu hotel yang berlokasi di perkotaan
• Highway Hotel, yaitu hotel yang berlokasi ditepi jalan bebas hambatan dan biasanya diperbatasan antara dua kota
• Airport Hotel, yaitu hotel yang berlokasi dekat dengan lapangan terbang

5. Berdasarkan lama tamu menginap

• Transient Hotel, hotel dimana para tamunya rata-rata menginap hanya untuk satu atau dua malam
• Residential Hotel, yaitu hotel dima para tamunya menginap untuk jangka waktu lama, lebih dari satu minggu
• Semi Residential Hotel, yaitu hotel dimana para tamunya menignap lebih dari dua malam sampai satu minggu

6. Berdasarkan Disain dan struktur hotel

• Conventional Hotel, hotel yang bentuknya tinggi bertingkat menjulang kelangit
• Bungalows, hotel yang bentuknya tidak bertingkat dan setiap bangunan berlokasi menyebar satu dengan yang lain
• Motor Hotel, hotel yang mempunyai garasi di masing-masing kamar atau kelompok kamar

7. Berdasarkan lama buka hotel dalam setahun

• Seasonal Hotel, yaitu hotel yang dibuka hanya untuk waktu-waktu tertentu dalam satu tahun (3 bulan, 6 bulan, 9 bulan)
• Year Round Hotel, yaitu hotel yang dibuka sepanjang tahun

8. Berdasarkan tarif hotel

• Economy Hotel, yaitu hotel dengan tarif yang relatif murah
• First Class Hotel, yaitu hotel dengan tarif sedang
• Deluxe Hotel, yaitu hotel dengan tarif mahal

Stenografi

Bagi kalian mungkin masih belum mendengar kata Stenografi atau biasa disebut steno, tapi bagi orang perkantoran pasti sudah mengenalnya dan bahkan sudah bisa mengaplikasikannya. Stenografi adalah cara menulis ringkas dan cepat yang biasanya dipakai untuk menyalin pembicaraan. Ada banyak sistem stenografi di dunia, tergantung pada konvensi yang dipakai untuk mengkonversi tiap alfabet.

Cara menulis STENO pun sebetulnya gampang-gampang susah (itu berarti lebih banyak gampangnya daripada susahnya) yang harus kalian pahami hanyalah tinggi sebuah huruf dan kemiringannya seperti pada gambar diatas, lihatlah huruf "Ï"dan "Ü", keduanya memiliki panjang yang sama yaitu 2 ruang tetapi  huruf U lebih condong, itulah yang membuat kedua huruf tersebut berbeda. Begitu juga jika vokal bertemu vokal maka harus disisipkan oleh huruf H.penulisan STENO bukan berdasarkan kata sebenarnya tetapi berdasarkan apa yang didengar.

CONTOH : DOWNLOAD maka penulisannya harus DOUNLOT. Perlu diketahui juga, huruf vokal "A I U E O" ditulis dari bawah keatas, sedangkan konsonan dari atas kebawah. Oleh karena itu, jika ada sebuah kata yang konsonan bertemu dengan konsonan, maka harus disisipkan dengan e (pepet). CONTOH : IRCHAM maka dalam penulisannya menjadi IRECEHAM

*Jika kalian ingin belajar steno pastikan kalian belajar saat mau ULANGAN (lumayan buat contekan, toh kalau gurunya tau gak bakalan ngerti tulisan apa itu, hehehehe) yah cukup segitu saja yang saya bagikan saat ini, semoga bermanfaat J

Jenis - jenis barang bawaan tamu

Trunk

A trunk adalah sebuah tas atau koper besar untuk membawa pakaian dan perlengkapan lain seperti perlengkapan film dan lainnya.

Suit Case

Suitcase biasanya digunakan saat perjalanan untuk membawa pakaian. Tas ini sering dikenal dengan koper pakaian. Bentuknya ada 2 :

Hard suitcases terbuat dari metal atau plastic.

Soft suitcases terbuat dari kulit, kain atau kain kanvas.

Hand Bag (Satchel)

Sebuah jenis tas yang terbuat dari bahan yang lembut (soft material) seperti kulit, plastik, kain, atau kanvas yang diberi lapisan didalamnya yang mana biasanya tas ini dibawa dengan cara menenteng. Tas ini biasanya untuk membawa barang-barang yang sifatnya ringan dan sering diperlukan dalam perjalanan (majalah, buku, minyak angin, sisir, handuk, peralatan mandi dsb)

Brief Case

Bentuknya hampir sama dengan hand bag namun biasanya dipakai oleh laki-laki. Tas tangan ini biasanya digunakan oleh para Businessman untuk membawa dokumen, tiket, telephone seluler, surat-surat penting, uang, dsb)

Cosmetic Case (Beauty Case, Vanity Case)

Tas untuk menyimpan berbagai perlatan kosmetika. Tas ini biasanya dibawa oleh wanita selama dalam perjalanan.

Hat Box

Tas untuk menyimpan atau membawa topi. Biasanya bentuknya menyerupai topi yang dibawa.

Haversack

Tas kanvas untuk membawa pakaian dan atau makanan. Tas ini biasanya dikenal dengan tas tentara.

Val-Pak (Val Case)

Val case adalah sejenis tas pakaian yang dapat dilipat, biasanya tas ini dapat digantungkan.

Traveling Bag (Shoulder-Bag)

Traveling bag adalah tas kecil atau sering disebut tas pundak, biasanya digunakan oleh para pendaki gunung atau anak sekolah. Cara membawanya dengan menggantungkannya dipundak (shoulder).

Garment Bag (Valet bag, Suit bag)

Garment bag biasanya terbuat dari kulit, kain atau plastik. Tas ini biasanya untuk membawa baju jas, jaket, celana dsb dan bisa digantung di hanger.

Golf Case

Tas untuk membawa perlengkapan olah raga golf.

Camera Case

Tas untuk membawa perlengkapan foto seperti camera body, lensa, flashes dsb.

Umbrella

Statue, Ceramic, Carved

Box (Cardboard Box)

Painting